Elimina la burocrazia: come impedire che i contratti uccidano i tuoi margini

Foto: Moopingz tramite AdobeStock

In tutto il mondo, appaltatori e consulenti nel settore della demolizione e del riciclaggio sono sommersi dalla burocrazia.

Che si tratti di fare un preventivo per frantumare il calcestruzzo in Canada, smantellare l'acciaio a Singapore o partecipare a un'offerta per un progetto in Portogallo, una cosa è costante: i contratti sono più confusi del dovuto.

In tutto il mondo esistono centinaia, se non migliaia, di contratti standard, modello o modello utilizzati nei settori dell'ingegneria, della demolizione e del riciclaggio.

Provengono da editori, associazioni di categoria o ordini professionali e dalle aziende stesse.

In teoria, questa è una buona notizia. Prendiamo ad esempio il Regno Unito, un Paese che ha impiegato decenni per costruire un'impressionante biblioteca di oltre 150 moduli standard. Qualunque sia il lavoro – palla da demolizione o braccio robotico – probabilmente esiste un contratto all'altezza.

Perché i contratti di costruzione standard falliscono per gli appaltatori di demolizione

Ma nella pratica? Restiamo sconcertati. Questi documenti vengono venduti come cure miracolose da istituzioni benintenzionate o da piattaforme online. E proprio come con l'olio di serpente, raramente ci sono prove concrete che uno sia migliore dell'altro.

Per molti termini e condizioni, la sola dimensione del carattere è un deterrente. E se si riesce a leggere con gli occhi socchiusi, si viene ricompensati con un mare di termini tecnici, una struttura poco chiara, infiniti riferimenti incrociati e allegati che rimandano ad altri allegati. Non ci sono diagrammi, né mappe di processo, e ben poco aiuto.

E quando finalmente si superano le definizioni (in quanti modi possiamo definire la parola "giorno"?), ci si ritrova a dover destreggiarsi tra clausole scritte in piccolo che sembrano studiate appositamente per indurvi ad arrendervi.

E così facciamo. Stampiamo il contratto, lo firmiamo, lo archiviamo e speriamo per il meglio. La nostra ipotetica bandiera della resa è quella di nasconderlo in un cassetto o in una cartella e sperare di non doverlo mai usare per rabbia.

Progettato per le aule di tribunale, non per i cantieri edili

Il problema con tutti questi documenti è semplice: sono scritti per vincere battaglie legali, non per aiutare le persone a gestire i progetti. La maggior parte dei progetti non finisce in controversie legali, eppure ci comportiamo come se ciò accadesse.

Abbiamo sovradimensionato questi documenti, correggendo eccessivamente un rischio raro e, così facendo, abbiamo trascurato le esigenze quotidiane delle aziende.

Non si tratta solo di opinioni. Il rapporto Purpose of a Contract 2024 di World Commerce and Contracting ha rilevato che solo il 39% degli imprenditori ritiene che i propri contratti supportino effettivamente i risultati aziendali.

E il colpevole principale? Avete indovinato: lunghezza e complessità.

Perché semplificare i contratti aiuta le aziende

In sostanza, la motivazione per una contrattualizzazione più semplice è semplice: invece di sprecare tempo, energie e spese legali alle prese con documenti densi, investiamo il nostro tempo per costruire relazioni di lavoro più solide e risolvere i problemi man mano che si presentano.

Spostiamo la nostra attenzione dal "legale" all'"umano".

E quando lo facciamo, vediamo i risultati.

Dai casi di studio condivisi da organizzazioni come World Commerce & Contracting, le aziende che semplificano i propri contratti segnalano negoziazioni più rapide, minori spese legali, meno controversie e risultati complessivi migliori.

Documenti più brevi, termini più semplici e processi più chiari consentono di ottenere prezzi migliori, progetti più fluidi e maggiore fiducia da entrambe le parti.

C'è anche un effetto a catena: i team di progetto comunicano più facilmente. I responsabili dei contratti utilizzano effettivamente i contratti. E quelle temute controversie post-progetto? Molte meno.

Foto: Foto: foto per tutto/tramite AdobeStock

I dati del settore lo confermano. Basti pensare ai sondaggi Arcadis Global Disputes: anno dopo anno, evidenziano le stesse cause profonde dei conflitti: cattiva amministrazione dei contratti, incomprensioni sui diritti di pagamento o sui tempi, e semplicemente la mancata lettura o comprensione del contratto in primo luogo.

Non si tratta di fallimenti legali, ma di fallimenti di usabilità.

Nei settori della demolizione e del riciclaggio, dove i margini possono essere ristretti e i rischi elevati, le cattive abitudini contrattuali possono rivelarsi costose.

"Mantenere la situazione come al solito" non è sufficiente. Sottovalutiamo il costo dello status quo, non solo in termini economici, ma anche in termini di opportunità perse, relazioni danneggiate e progetti che non decollano mai.

Perché diciamocelo: la maggior parte dei contratti provoca una risposta emotiva negativa... frustrazione, confusione, occhi al cielo... a volte vero e proprio orrore.

Ma non deve essere per forza così. Se vogliamo costruire fiducia nel mondo degli affari, dobbiamo creare diversi tipi di contratti, che creino fiducia, non timore. Come ha affermato Alan Siegel, "La semplicità è un mezzo per creare chiarezza, trasparenza ed empatia".

Una contrattualizzazione più semplice ci aiuta a risparmiare tempo, tagliare i costi, ridurre le controversie e ottenere risultati migliori. E per raggiungere questo obiettivo, dobbiamo semplificare sia il processo che i contenuti.

Il problema dei modelli contrattuali nella demolizione e nel riciclaggio

I contratti standard avrebbero dovuto semplificare la vita: un modo per chiarire le responsabilità, evidenziare i rischi e aiutare gli appaltatori a stabilire prezzi equi. In teoria, avrebbero semplificato sia i contenuti che il processo.

Nella realtà? Ha fallito.

Nel corso degli anni, l'intenzione originale è stata sepolta sotto una montagna di modelli concorrenti. Oggi esiste una scelta così ampia (e in continua evoluzione) di moduli che persino i professionisti più esperti fanno fatica a ricordare cosa dice la versione standard, senza modifiche, per non parlare di quella modificata che ti viene effettivamente consegnata.

Per le imprese di demolizione e riciclaggio, questo è un vero grattacapo. Spesso non si ha la possibilità di scegliere il contratto. Viene consegnata la versione preferita dal cliente o, peggio, un contratto che è stato convalidato da qualsiasi mostro di Frankenstein l'appaltatore principale abbia firmato a monte. Questo lascia una leva finanziaria limitata e rischi ignoti.

Un altro campanello d'allarme è la crescente dipendenza dalle lettere d'intenti. Queste lettere – accordi informali che richiedono lavori o servizi promettendo in seguito un contratto "corretto" – sono un segnale che il processo di stipulazione dei contratti è in crisi.

Come le imprese di demolizione possono negoziare migliori condizioni contrattuali

Nessun progetto dovrebbe iniziare senza un accordo scritto che stabilisca chiaramente chi fa cosa, per quanto e a quali condizioni. Eppure, solo nel Regno Unito, ogni anno vengono avviati lavori di costruzione per oltre 30 miliardi di sterline (40,5 miliardi di dollari) senza alcun contratto.

Cosa puoi fare al riguardo?

1. Richiedere le condizioni contrattuali previste all'inizio della procedura di offerta.
   
   
2. Assicuratevi di avere abbastanza tempo per leggere, stabilire il prezzo e, se necessario, negoziare.
   
   
3. Insistere su termini chiari, specifici e che riflettano effettivamente il progetto.
   
   
4. E soprattutto: non lasciarti convincere a firmare un contratto che non capisci solo per aggiudicarti il lavoro. Non è una scorciatoia, è una scommessa. E in questo gioco, la posta in gioco è la tua attività.

I contratti dovrebbero essere strumenti aziendali, non trappole legali

Come afferma il rapporto ROI of Contracting 2023 di World Commerce and Contracting: "La semplificazione è importante perché i contratti contengono informazioni e dati essenziali, ma circa il 90% degli imprenditori li trova difficili o impossibili da comprendere".

I progetti di demolizione possono essere tecnicamente complessi, ma questo non giustifica la complessità legale. I contratti complessi presuppongono non solo che i termini legali non possano essere spiegati in modo semplice, ma anche che tutti nella filiera abbiano un avvocato a disposizione per interpretarli.

Questo accade raramente.

Elementi chiave di un buon contratto di demolizione

I contratti sono strumenti aziendali. Dovrebbero riflettere il modo in cui le parti intendono collaborare a questo progetto. Ciò significa essere chiari su portata, obiettivi e rischi, senza disperdersi nei dettagli.

In caso di demolizione, ciò potrebbe significare:

• Definire cosa significa realmente un “sito pulito”
• Segnalazione dei rischi sia sopra che sotto terra
• Considerando l'impatto sui vicini
• Limitazione della responsabilità
• Essere chiari su come e quando si viene pagati
• Creare flessibilità per cambiamenti, ritardi o uscite anticipate

Ma non si tratta solo di allocazione del rischio... si tratta di valori. Il contratto dovrebbe riflettere il vostro modo di fare business: i vostri obiettivi, come si manifesta il successo e come ciascuna parte contribuisce a tale successo. Dovrebbe parlare con chiarezza, non nascondersi dietro termini legali. Un buon contratto dà fiducia, non margine di manovra.

Perché l'intelligenza artificiale non risolverà i processi contrattuali non funzionanti

Potresti usare l'intelligenza artificiale per scrivere il tuo contratto? Beh, forse. Se le fornisci un prompt dettagliato, potrebbe produrre qualcosa di... passabile. Ma poiché è addestrata su contratti tradizionali – il tipo che stiamo cercando di migliorare – probabilmente ti ritroverai con una versione digitale degli stessi problemi.

Ancora più importante, i contratti riguardano le relazioni. Se il tuo strumento non conosce la tua attività, il tuo cliente, il tuo ambito di applicazione e i rischi presenti su questo sito, e non comprende le peculiarità delle leggi locali, non potrà darti ciò di cui hai veramente bisogno.

Non sono contrario all'uso dell'intelligenza artificiale. Ma facciamo il punto: semplificare, poi ottimizzare, poi digitalizzare. Altrimenti, creeremo solo spazzatura digitale.

Questa serie approfondirà ciascuno degli argomenti che abbiamo trattato, così potrete scrivere articoli migliori con meno drammi. Avete una domanda o un argomento che vorreste approfondire? Scriveteci.

PROSSIMAMENTE: Cosa significa realmente "qualità" nei contratti di demolizione

Nel suo prossimo articolo su D&Ri, Sarah Fox analizza perché la qualità debba essere definita dai risultati del progetto e non da standard legali generici, e come le imprese di demolizione possano tutelarsi.

Informazioni sull'autore Sarah Fox, con sede nel Regno Unito, è un'esperta di contratti con oltre 30 anni di esperienza nei settori dell'edilizia e dell'ingegneria. Ex avvocato, lavora sia con clienti britannici che internazionali ed è docente associata presso l'Università di Salford. Sarah è specializzata nella creazione di contratti concisi e di facile utilizzo, che promuovono la chiarezza e riducono le controversie. È anche autrice di diversi libri sul diritto edilizio, tra cui l'innovativo libro "Small Works Contracts in Just 500 Words".