Simplifique: Como evitar que os contratos prejudiquem suas margens de lucro

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Em todo o mundo, empreiteiras e consultores de demolição e reciclagem estão afogados em burocracia.

Quer você esteja fazendo um orçamento para triturar concreto no Canadá, desmontar aço em Singapura ou participar de uma licitação para um projeto em Portugal, uma coisa é constante: os contratos são mais confusos do que deveriam ser.

Em todo o mundo, existem centenas – senão milhares – de contratos padrão, modelos ou modelos utilizados em engenharia, demolição e reciclagem.

Elas provêm de editoras, associações comerciais ou entidades profissionais e das próprias empresas.

Em teoria, isso é uma boa notícia. Veja o Reino Unido, por exemplo – um país que passou décadas construindo uma biblioteca impressionante com mais de 150 formulários padrão. Seja qual for o trabalho – demolição ou uso de braço robótico – provavelmente existe um contrato correspondente.

Por que os contratos de construção padrão falham para empreiteiras de demolição?

Mas na prática? Ficamos perplexos. Esses documentos são vendidos como curas milagrosas por instituições bem-intencionadas ou em mercados online. E, assim como acontece com o óleo de cobra, raramente há evidências reais de que um seja melhor que o outro.

Em muitos termos e condições, o tamanho da fonte por si só já é um obstáculo. E se você conseguir forçar a vista para entender, será recompensado com um mar de jargões, uma estrutura confusa, inúmeras referências cruzadas e anexos que remetem a outros anexos. Não há diagramas, nem fluxogramas, e a ajuda é praticamente inexistente.

E quando você finalmente supera as definições (quantas maneiras existem de definir 'dia'?), você se depara com letras miúdas que parecem ter sido criadas para fazer você desistir.

Então, fazemos isso. Imprimimos o contrato, assinamos, arquivamos e torcemos para que tudo dê certo. Nossa hipotética bandeira de rendição seria enfiar tudo em uma gaveta ou pasta e esperar nunca precisar usá-la em uma situação de raiva.

Projetado para tribunais, não para canteiros de obras.

O problema com todos esses documentos é simples: eles são escritos para vencer batalhas judiciais, não para ajudar as pessoas a gerenciar projetos. A maioria dos projetos não termina em disputas legais, mas agimos como se fossem terminar.

Exageramos na elaboração desses documentos, tentando compensar um risco raro, e, ao fazê-lo, negligenciamos as necessidades cotidianas dos negócios.

Isso não é apenas uma opinião. O relatório "Propósito de um Contrato 2024", da World Commerce and Contracting, constatou que apenas 39% dos empresários acreditam que seus contratos realmente contribuem para os resultados dos negócios.

E o principal culpado? Você adivinhou: extensão e complexidade.

Por que simplificar os contratos ajuda as empresas

Em essência, a proposta de contratos mais simples é simples: em vez de desperdiçar tempo, energia e honorários advocatícios lidando com documentos complexos, investimos esses recursos na construção de relações de trabalho mais sólidas e na resolução de problemas à medida que surgem.

Mudamos nosso foco do "legal" para o "humano".

E quando fazemos isso, vemos resultados.

Em estudos de caso compartilhados por organizações como a World Commerce & Contracting, empresas que simplificam seus contratos relatam negociações mais rápidas, menores gastos com honorários advocatícios, menos disputas e melhores resultados em geral.

Documentos mais concisos, termos mais simples e processos mais claros resultam em melhores preços, projetos mais tranquilos e maior confiança de todas as partes.

Há também um efeito cascata: as equipes de projeto se comunicam com mais facilidade. Os gerentes de contrato realmente usam os contratos. E aquelas temidas disputas pós-projeto? Bem menos frequentes.

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Os próprios dados do setor comprovam isso. Veja as Pesquisas Globais de Disputas da Arcadis: ano após ano, elas apontam para as mesmas causas principais de conflito: má administração de contratos, mal-entendidos sobre direitos de pagamento ou prazos e, simplesmente, a falha em ler ou entender o contrato desde o início.

Esses não são problemas legais – são problemas de usabilidade.

Em demolição e reciclagem, onde as margens de lucro podem ser apertadas e os riscos elevados, práticas inadequadas de contratação são dispendiosas.

"Manter o status quo" não é suficiente. Subestimamos o custo dessa situação — não apenas em termos financeiros, mas também em oportunidades perdidas, relacionamentos prejudicados e projetos que sequer saem do papel.

Porque, sejamos francos: a maioria dos contratos provoca uma resposta emocional negativa… frustração, confusão, revirar de olhos… às vezes, puro horror.

Mas não precisa ser assim. Se quisermos construir confiança nos negócios, precisamos criar diferentes tipos de contratos – contratos que gerem confiança, não receio. Como disse Alan Siegel, "A simplicidade é um meio para construir clareza, transparência e empatia".

Contratos mais simples nos ajudam a economizar tempo, reduzir custos, diminuir conflitos e alcançar melhores resultados. E para isso, precisamos simplificar tanto o processo quanto o conteúdo.

O problema com modelos de contrato em demolição e reciclagem

Os contratos padronizados deveriam facilitar a vida dos contratados – uma forma de esclarecer responsabilidades, destacar riscos e ajudar os empreiteiros a precificar o trabalho de forma justa. Em teoria, eles simplificariam tanto o conteúdo quanto o processo.

Na realidade? Falhou.

Ao longo dos anos, a intenção original foi soterrada sob uma montanha de modelos concorrentes. Agora existe uma variedade tão grande (e em constante mudança) de formulários que até mesmo profissionais experientes têm dificuldade em se lembrar do que diz a versão padrão, sem alterações – quanto mais da versão modificada que você recebe.

Para empresas de demolição e reciclagem, isso é uma grande dor de cabeça. Muitas vezes, você não tem a opção de escolher o contrato. Recebe a versão preferida do cliente — ou pior, um contrato que foi copiado de algum documento monstruoso assinado anteriormente pela empreiteira principal. Isso deixa você com pouca margem de negociação e riscos desconhecidos.

A crescente dependência de cartas de intenção é outro sinal de alerta. Essas cartas – acordos informais que solicitam trabalhos ou serviços, prometendo um contrato "formal" posteriormente – indicam que o processo de contratação está falho.

Como as empresas de demolição podem negociar melhores termos contratuais

Nenhum projeto deve começar sem um contrato por escrito que defina claramente quem fará o quê, por quanto e em que termos. No entanto, só no Reino Unido, mais de 30 bilhões de libras (40,5 bilhões de dólares) em obras de construção civil começam todos os anos sem qualquer contrato.

O que você pode fazer a respeito?

1. Solicite os termos contratuais pretendidos logo no início do processo de licitação.
   
   
2. Certifique-se de ter tempo suficiente para ler, precificar e – se necessário – negociar.
   
   
3. Insista em termos que sejam claros, específicos e que realmente reflitam o projeto.
   
   
4. E acima de tudo: não se deixe pressionar a assinar um contrato que você não entende só para conseguir o trabalho. Isso não é um atalho — é uma aposta. E nesse jogo, o que está em jogo é o seu negócio.

Os contratos devem ser ferramentas de negócios, não armadilhas legais.

Como afirma o relatório ROI of Contracting 2023 da World Commerce and Contracting: "A simplificação é importante porque os contratos contêm informações e dados críticos – no entanto, cerca de 90% dos empresários acham-nos difíceis ou impossíveis de entender."

Projetos de demolição podem ser tecnicamente complexos, mas isso não justifica a complexidade jurídica. Contratos complicados partem do pressuposto não apenas de que os termos legais não podem ser explicados de forma simples, mas também de que todos na cadeia de suprimentos têm um advogado à disposição para interpretá-los.

Isso raramente acontece.

Elementos-chave de um bom contrato de demolição

Os contratos são ferramentas de negócios. Devem refletir a forma como as partes desejam trabalhar juntas neste projeto. Isso significa ser claro quanto ao escopo, objetivos e riscos – sem se perder em detalhes.

Em demolição, isso pode significar:

• Definindo o que realmente significa um “site limpo”
• Sinalização representa riscos tanto acima quanto abaixo do solo
• Considerando os impactos nos vizinhos
• Limitação de responsabilidade
• Deixar claro como e quando você receberá o pagamento.
• Incorporar flexibilidade para mudanças, atrasos ou saídas antecipadas.

Mas não se trata apenas de alocação de riscos… trata-se de valores. Seu contrato deve refletir a maneira como você faz negócios: o que você defende, como você define o sucesso e como cada parte contribui para esse sucesso. Ele deve ser claro e objetivo, sem rodeios jurídicos. Um bom contrato inspira confiança, não margem para manobras.

Por que a IA não resolverá os processos contratuais falhos

Será que você poderia usar IA para redigir seu contrato? Bem, talvez. Se você fornecer instruções detalhadas, ela pode até produzir algo... aceitável. Mas, como ela é treinada com base em contratos tradicionais — o tipo de contrato que estamos tentando aprimorar —, você provavelmente acabará com uma versão digital dos mesmos problemas.

Mais importante ainda, contratos são sobre relacionamentos. A menos que sua ferramenta conheça seu negócio, seu cliente, seu escopo e os riscos envolvidos, além de compreender as peculiaridades das leis locais, ela não poderá lhe oferecer o que você realmente precisa.

Não sou contra o uso de IA. Mas vamos estabelecer a ordem correta: simplificar, depois otimizar e, por último, digitalizar. Caso contrário, tudo o que faremos será criar lixo digital.

Esta série vai aprofundar cada um dos assuntos que abordamos, para que você possa fechar melhores negócios com menos complicações. Tem alguma pergunta ou um tema que gostaria de ver abordado? Entre em contato.

EM BREVE: O que 'qualidade' realmente significa em contratos de demolição

Em seu próximo artigo para a D&Ri, Sarah Fox explora por que a qualidade deve ser definida pelos resultados do projeto, e não por padrões legais genéricos, e como as empresas de demolição podem se proteger.

Sobre o autor Residente no Reino Unido, Sarah Fox é uma especialista em contratos com mais de 30 anos de experiência nos setores de construção e engenharia. Ex-advogada, ela trabalha com clientes do Reino Unido e internacionais e é professora associada na Universidade de Salford. Sarah é especialista na criação de contratos concisos e fáceis de usar, que promovem clareza e reduzem disputas. Ela também é autora de vários livros sobre direito da construção, incluindo a obra inovadora "Small Works Contracts in Just 500 Words" (Contratos de Pequenas Obras em Apenas 500 Palavras).