Simplifiez la bureaucratie : comment éviter que les contrats ne rognent vos marges

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Partout dans le monde, les entrepreneurs et les consultants en démolition et en recyclage sont submergés par la paperasserie.

Que vous établissiez un devis pour du concassage de béton au Canada, du démantèlement d'acier à Singapour ou que vous soumissionniez pour un projet au Portugal, une chose est constante : les contrats sont plus compliqués qu'ils ne devraient l'être.

À l'échelle mondiale, il existe des centaines, voire des milliers, de contrats standard, modèles ou types de contrats utilisés dans les domaines de l'ingénierie, de la démolition et du recyclage.

Elles proviennent d'éditeurs, d'associations professionnelles ou d'organismes professionnels, et des entreprises elles-mêmes.

En théorie, c'est une bonne nouvelle. Prenons l'exemple du Royaume-Uni, un pays qui a consacré des décennies à constituer une impressionnante bibliothèque de plus de 150 formulaires standard. Quel que soit le travail à effectuer – démolition ou intervention robotisée –, il y a probablement un contrat pour chaque poste.

Pourquoi les contrats de construction standard échouent-ils chez les entreprises de démolition ?

Mais en pratique ? Nous sommes perplexes. Ces documents sont vendus comme des remèdes miracles par des institutions bien intentionnées ou des plateformes en ligne. Et comme pour les élixirs de charlatan, il est rare de trouver des preuves concrètes de leur supériorité.

Pour de nombreuses conditions générales, la taille de la police à elle seule est un frein. Et si vous parvenez à les déchiffrer, vous vous retrouvez face à un flot de jargon, une structure maladroite, des renvois interminables et des annexes qui renvoient elles-mêmes à d'autres annexes. Aucun schéma, aucun organigramme, et une aide quasi inexistante.

Et une fois qu'on a enfin réussi à dépasser les définitions (combien de façons peut-on définir « jour » ?), il ne reste plus qu'à naviguer dans des clauses en petits caractères qui semblent conçues pour vous décourager.

Alors, on fait comme ça. On imprime le contrat, on le signe, on le classe – et on croise les doigts. Notre hypothétique capitulation consiste à le ranger dans un tiroir ou un dossier en espérant ne jamais avoir à s'en servir.

Conçu pour les salles d'audience, pas pour les chantiers de construction

Le problème avec tous ces documents est simple : ils sont rédigés pour gagner des batailles juridiques, et non pour aider les gens à mener à bien des projets. La plupart des projets ne se terminent pas par des litiges, pourtant nous agissons comme si ce serait le cas.

Nous avons excessivement formalisé ces documents en termes juridiques, en surcompensant un risque rare et, ce faisant, nous avons négligé les besoins quotidiens de l'entreprise.

Il ne s'agit pas d'une simple opinion. L'étude « Purpose of a Contract 2024 » de World Commerce and Contracting a révélé que seulement 39 % des chefs d'entreprise estiment que leurs contrats contribuent réellement à l'atteinte des objectifs commerciaux.

Et le principal coupable ? Vous l'avez deviné : la longueur et la complexité.

Pourquoi la simplification des contrats est bénéfique aux entreprises

Au fond, l’argument en faveur de contrats plus simples est simple : au lieu de gaspiller du temps, de l’énergie et des frais juridiques à se débattre avec des documents complexes, nous les investissons dans la construction de relations de travail plus solides et dans la résolution des problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.

Nous passons de l'aspect « légal » à l'aspect « humain ».

Et lorsque nous le faisons, nous constatons des résultats.

D’après des études de cas partagées par des organisations comme World Commerce & Contracting, les entreprises qui simplifient leurs contrats font état de négociations plus rapides, de dépenses juridiques moindres, de moins de litiges et de meilleurs résultats globaux.

Des documents plus courts, des conditions plus simples et des processus plus clairs permettent d'obtenir de meilleurs prix, des projets plus fluides et une confiance accrue de toutes les parties.

Il y a aussi un effet d'entraînement : les équipes de projet communiquent plus facilement. Les gestionnaires de contrats utilisent réellement les contrats. Et ces fameux litiges post-projet ? Ils sont bien moins fréquents.

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Les données du secteur lui-même le confirment. Prenons l'exemple des enquêtes mondiales d'Arcadis sur les litiges : année après année, elles pointent du doigt les mêmes causes profondes de conflit : une mauvaise gestion des contrats, des malentendus concernant les droits au paiement ou aux délais, et tout simplement l'incapacité à lire ou à comprendre le contrat dès le départ.

Il ne s'agit pas de manquements juridiques, mais de problèmes d'utilisabilité.

Dans le secteur de la démolition et du recyclage, où les marges sont souvent faibles et les risques élevés, les mauvaises habitudes de passation de marchés sont coûteuses.

Le statu quo n'est plus acceptable. Nous sous-estimons son coût, non seulement financier, mais aussi en termes d'opportunités manquées, de relations dégradées et de projets qui ne voient jamais le jour.

Car soyons honnêtes : la plupart des contrats provoquent une réaction émotionnelle négative… frustration, confusion, soupirs d’exaspération… parfois même une véritable horreur.

Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Si nous voulons instaurer la confiance dans les affaires, nous devons élaborer des contrats différents, qui inspirent confiance et non crainte. Comme l'a dit Alan Siegel : « La simplicité est un moyen de construire la clarté, la transparence et l'empathie. »

Des contrats simplifiés nous permettent de gagner du temps, de réduire les coûts et les litiges, et d'obtenir de meilleurs résultats. Pour y parvenir, il est nécessaire de simplifier à la fois le processus et le contenu.

Le problème des modèles de contrats dans le domaine de la démolition et du recyclage

Les contrats types étaient censés simplifier les choses : clarifier les responsabilités, mettre en évidence les risques et aider les entrepreneurs à fixer des prix équitables. En théorie, ils devaient simplifier à la fois le contenu et le processus.

En réalité ? Ça a échoué.

Au fil des ans, l'intention initiale s'est perdue sous une avalanche de modèles concurrents. Il existe désormais un choix tellement vaste (et en constante évolution) de formulaires que même les professionnels les plus aguerris peinent à se souvenir du contenu de la version standard, non modifiée – sans parler de la version remaniée qui leur est remise.

Pour les entreprises de démolition et de recyclage, c'est un vrai casse-tête. Souvent, on n'a pas le choix du contrat. On nous impose la version préférée du client, ou pire, un contrat bricolé à partir d'un projet aberrant signé en amont par l'entrepreneur principal. Résultat : un pouvoir de négociation limité et des risques inconnus.

Le recours croissant aux lettres d'intention est un autre signe inquiétant. Ces lettres – des accords informels qui sollicitent des travaux ou des services tout en promettant un contrat « en bonne et due forme » ultérieurement – indiquent que le processus de passation de marchés est défaillant.

Comment les entreprises de démolition peuvent négocier de meilleures conditions contractuelles

Aucun projet ne devrait démarrer sans un accord écrit définissant clairement les rôles et responsabilités de chacun, les montants et les conditions. Pourtant, rien qu'au Royaume-Uni, plus de 30 milliards de livres sterling (40,5 milliards de dollars américains) de travaux de construction débutent chaque année sans aucun contrat.

Que pouvez-vous y faire ?

1. Demandez les conditions contractuelles envisagées dès le début du processus d'appel d'offres.
   
   
2. Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour lire, comparer les prix et – le cas échéant – négocier.
   
   
3. Exigez des termes clairs, précis et qui reflètent réellement le projet.
   
   
4. Et surtout : ne vous laissez pas intimider et ne signez pas un contrat que vous ne comprenez pas, juste pour décrocher le contrat. Ce n’est pas une solution de facilité, c’est un pari risqué. Et dans ce cas précis, c’est votre entreprise qui est en jeu.

Les contrats doivent être des outils commerciaux, et non des pièges juridiques.

Comme l'indique le rapport ROI 2023 de World Commerce and Contracting : « La simplification est importante car les contrats contiennent des informations et des données essentielles – or, près de 90 % des hommes d'affaires les trouvent difficiles, voire impossibles à comprendre. »

Les projets de démolition peuvent être techniquement complexes, mais cela n'excuse en rien la complexité juridique. Des contrats compliqués supposent non seulement que les termes juridiques ne peuvent être expliqués simplement, mais aussi que chaque acteur de la chaîne d'approvisionnement dispose d'un avocat à portée de main pour les interpréter.

C'est rarement le cas.

Éléments clés d'un bon contrat de démolition

Les contrats sont des outils commerciaux. Ils doivent refléter la manière dont les parties souhaitent collaborer sur ce projet. Cela implique de définir clairement le périmètre, les objectifs et les risques, sans pour autant se perdre dans les détails.

En matière de démolition, cela pourrait signifier :

• Définir ce que signifie réellement un « site propre »
• Signaler les risques à la fois en surface et en sous-sol
• Tenir compte des répercussions sur les voisins
• Limitation de responsabilité
• Il est important de préciser comment et quand vous êtes payé.
• Prévoir une certaine flexibilité pour les changements, les retards ou les sorties anticipées

Mais il ne s'agit pas seulement de répartition des risques… il s'agit de valeurs. Votre contrat doit refléter votre façon de faire des affaires : vos valeurs, votre vision du succès et la contribution de chaque partie à ce succès. Il doit être clair et concis, sans jargon juridique. Un bon contrat inspire confiance, il n'offre pas de marge de manœuvre.

Pourquoi l'IA ne résoudra pas les problèmes des processus contractuels.

Pourrait-on utiliser une IA pour rédiger un contrat ? Peut-être. Avec des instructions détaillées, elle pourrait produire quelque chose d'acceptable. Mais comme elle est entraînée sur des contrats traditionnels – ceux-là mêmes que nous cherchons à améliorer –, on risque fort de se retrouver avec une version numérique des mêmes problèmes.

Plus important encore, les contrats sont avant tout une question de relations. À moins que votre outil ne connaisse votre entreprise, votre client, votre périmètre d'intervention, les risques liés à ce site et les spécificités de la législation locale, il ne pourra pas vous apporter ce dont vous avez réellement besoin.

Je ne suis pas contre l'utilisation de l'IA. Mais il faut respecter l'ordre : simplifier, puis optimiser, puis numériser. Sinon, nous ne ferons que produire des déchets numériques.

Cette série approfondira chacun des points abordés, afin de vous permettre de conclure de meilleures affaires en toute sérénité. Vous avez une question ou un sujet que vous aimeriez voir traité ? N'hésitez pas à nous contacter.

À VENIR : Ce que signifie réellement la « qualité » dans les contrats de démolition

Dans son prochain article pour D&Ri, Sarah Fox explore pourquoi la qualité doit être définie par les résultats du projet et non par des normes juridiques génériques, et comment les entreprises de démolition peuvent se protéger.

À propos de l'auteur Basée au Royaume-Uni, Sarah Fox est une experte en contrats avec plus de 30 ans d'expérience dans les secteurs de la construction et de l'ingénierie. Ancienne avocate, elle travaille avec des clients britanniques et internationaux et est chargée de cours à l'Université de Salford. Sarah est spécialisée dans la création de contrats concis et faciles à comprendre, qui favorisent la clarté et réduisent les litiges. Elle est également l'auteure de plusieurs ouvrages sur le droit de la construction, dont le livre de référence « Small Works Contracts in Just 500 Words ».