Reducir la burocracia: cómo evitar que los contratos afecten sus márgenes

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En todo el mundo, los contratistas y consultores de demolición y reciclaje están ahogados en papeleo.

Ya sea que esté cotizando para triturar concreto en Canadá, desmantelando acero en Singapur o presentando una oferta para un proyecto en Portugal, hay algo constante: los contratos son más confusos de lo que deberían ser.

En todo el mundo existen cientos, si no miles, de contratos estándar, modelos o plantillas que se utilizan en ingeniería, demolición y reciclaje.

Provienen de editoriales, asociaciones comerciales o colegios profesionales y de las propias empresas.

En teoría, son buenas noticias. Tomemos como ejemplo el Reino Unido, un país que ha dedicado décadas a crear una impresionante biblioteca de más de 150 formularios estándar. Sea cual sea el trabajo —una bola de demolición o un brazo robótico—, probablemente haya un contrato adecuado.

Por qué los contratos de construcción estándar fallan a los contratistas de demolición

¿Pero en la práctica? Nos deja perplejos. Estos documentos se venden como remedios milagrosos por instituciones bienintencionadas o mercados en línea. Y, como si fueran pan comido, rara vez hay pruebas reales de que uno sea mejor que otro.

En muchos términos y condiciones, el tamaño de la fuente por sí solo es un factor disuasorio. Y si logras leerlo con dificultad, te encuentras con un mar de jerga, una estructura torpe, interminables referencias cruzadas y anexos que remiten a más anexos. No hay diagramas ni mapas de procesos, y la ayuda es escasa.

Y cuando finalmente superas las definiciones (¿de cuántas maneras podemos definir "día"?), te encuentras navegando por una letra pequeña que parece diseñada para hacerte rendirte.

Así lo hacemos. Imprimimos el contrato, lo firmamos, lo archivamos y esperamos que todo salga bien. Nuestra hipotética bandera de rendición es guardarlos en un cajón o carpeta y esperar no tener que usarlos nunca con ira.

Diseñado para salas de audiencias, no para obras de construcción

El problema con todos estos documentos es simple: se redactan para ganar litigios, no para ayudar a la gente a gestionar proyectos. La mayoría de los proyectos no terminan en disputas legales, pero actuamos como si así fuera.

Hemos trabajado excesivamente con estos documentos, corrigiendo en exceso un riesgo poco común y, al hacerlo, hemos pasado por alto las necesidades cotidianas de las empresas.

No se trata solo de una opinión. El informe Propósito de un Contrato 2024 de World Commerce and Contracting reveló que solo el 39 % de los empresarios cree que sus contratos realmente respaldan los resultados empresariales.

¿Y el principal culpable? Lo adivinaste: la longitud y la complejidad.

Por qué simplificar los contratos ayuda a las empresas

En esencia, la defensa de una contratación más sencilla es simple: en lugar de perder tiempo, energía y honorarios legales luchando con documentos densos, los invertimos en construir relaciones de trabajo más sólidas y solucionar los problemas a medida que surgen.

Cambiamos nuestro enfoque de “lo legal” a “lo humano”.

Y cuando lo hacemos, vemos resultados.

En estudios de casos compartidos por organizaciones como World Commerce & Contracting, las empresas que simplifican sus contratos informan negociaciones más rápidas, menores gastos legales, menos disputas y mejores resultados generales.

Documentos más breves, términos más simples y procesos más claros permiten obtener mejores precios, proyectos más fluidos y mayor confianza entre todas las partes.

También hay un efecto dominó: los equipos de proyecto se comunican con mayor facilidad. Los gestores de contratos realmente utilizan los contratos. ¿Y esas temidas disputas posteriores al proyecto? Muchísimas menos.

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Los propios datos de la industria lo respaldan. Tomemos como ejemplo las Encuestas de Disputas Globales de Arcadis: año tras año, señalan las mismas causas fundamentales de los conflictos: mala administración de contratos, malentendidos sobre los derechos de pago o el plazo, y simplemente no leer o comprender el contrato desde el principio.

Estos no son fallos legales: son fallos de usabilidad.

En demolición y reciclaje, donde los márgenes pueden ser estrechos y los riesgos altos, los malos hábitos de contratación son costosos.

Seguir como siempre no es suficiente. Subestimamos el coste del statu quo, no solo en dinero, sino también en oportunidades perdidas, relaciones dañadas y proyectos que ni siquiera llegan a concretarse.

Porque seamos sinceros: la mayoría de los contratos provocan una respuesta emocional negativa... frustración, confusión, miradas de desaprobación... y a veces, puro horror.

Pero no tiene por qué ser así. Si queremos generar confianza en las empresas, necesitamos crear diferentes tipos de contratos: aquellos que generen confianza, no temor. Como dijo Alan Siegel: «La simplicidad es un medio para generar claridad, transparencia y empatía».

Una contratación más sencilla nos ayuda a ahorrar tiempo, reducir costes, reducir las disputas y obtener mejores resultados. Y para lograrlo, necesitamos simplificar tanto el proceso como el contenido.

El problema de las plantillas de contrato en demolición y reciclaje

Se suponía que los contratos tipo simplificarían la vida: una forma de aclarar responsabilidades, destacar riesgos y ayudar a los contratistas a fijar precios justos. En teoría, simplificarían tanto el contenido como el proceso.

¿En realidad? Fracasó.

Con el paso de los años, la intención original ha quedado sepultada bajo una montaña de plantillas que compiten entre sí. Ahora existe una gama tan amplia (y en constante evolución) de formularios que incluso a los profesionales más experimentados les cuesta recordar lo que dice la versión estándar sin modificaciones, y mucho menos la versión modificada que se entrega.

Para los contratistas de demolición y reciclaje, esto supone un verdadero dolor de cabeza. A menudo no se puede elegir el contrato. Se recibe la versión preferida del cliente, o peor aún, un contrato repetido consecutivamente, desde el monstruo de Frankenstein que el contratista principal firmó previamente. Esto deja una influencia limitada y riesgos desconocidos.

La creciente dependencia de las cartas de intención es otra señal de alerta. Estas cartas —acuerdos informales que solicitan obras o servicios y prometen un contrato formal posteriormente— son una señal de que el proceso de contratación está roto.

Cómo las empresas de demolición pueden negociar mejores condiciones contractuales

Ningún proyecto debería comenzar sin un acuerdo escrito que establezca claramente quién hará qué, por cuánto y en qué condiciones. Sin embargo, solo en el Reino Unido, más de 30 000 millones de libras esterlinas (40 500 millones de dólares estadounidenses) en obras de construcción comienzan cada año sin contrato alguno.

¿Qué puedes hacer al respecto?

1. Solicite los términos contractuales previstos al comienzo del proceso de licitación.
   
   
2. Asegúrese de tener tiempo suficiente para leer, fijar precios y, cuando sea necesario, negociar.
   
   
3. Presione para que se utilicen términos claros, específicos y que realmente reflejen el proyecto.
   
   
4. Y sobre todo: no te dejes intimidar para firmar un contrato que no entiendes solo para conseguir el trabajo. No es un atajo, es una apuesta. Y en este juego, tu negocio es lo que está en juego.

Los contratos deben ser herramientas comerciales, no trampas legales

Como lo expresa el informe ROI of Contracting 2023 de World Commerce and Contracting: “La simplificación es importante porque los contratos contienen información y datos críticos; sin embargo, alrededor del 90% de los empresarios los encuentran difíciles o imposibles de entender”.

Los proyectos de demolición pueden ser técnicamente complejos, pero eso no justifica su complejidad legal. Los contratos complejos presuponen no solo que los términos legales no se pueden explicar de forma sencilla, sino también que todos los actores de la cadena de suministro tienen un abogado disponible para interpretarlos.

Esto rara vez sucede.

Elementos clave de un buen contrato de demolición

Los contratos son herramientas empresariales. Deben reflejar cómo las partes desean colaborar en este proyecto. Esto implica ser claros sobre el alcance, los objetivos y los riesgos, sin ahogarse en detalles.

En demolición, eso podría significar:

• Definiendo lo que realmente significa un “sitio limpio”
• Señalización de riesgos tanto sobre como bajo tierra
• Considerando los impactos en los vecinos
• Limitación de responsabilidad
• Tener claro cómo y cuándo se le paga
• Incorporar flexibilidad ante cambios, retrasos o salidas anticipadas

Pero no se trata solo de la asignación de riesgos... se trata de valores. Su contrato debe reflejar su forma de hacer negocios: lo que defiende, cómo se ve el éxito y cómo cada parte contribuye a él. Debe ser claro, no esconderse tras jerga legal. Un buen contrato brinda confianza, no margen de maniobra.

Por qué la IA no solucionará los procesos contractuales rotos

¿Podrías usar IA para redactar tu contrato? Bueno, quizás. Si le das una instrucción detallada, podría producir algo… aceptable. Pero como está entrenada con contratos tradicionales —los que intentamos mejorar—, probablemente terminarás con una versión digital de los mismos problemas.

Más importante aún, los contratos se basan en relaciones. A menos que su herramienta conozca su negocio, su cliente, su alcance y los riesgos de este sitio, y comprenda las particularidades de las leyes locales, no podrá ofrecerle lo que realmente necesita.

No estoy en contra del uso de la IA. Pero aclaremos el orden: simplificar, luego optimizar y luego digitalizar. De lo contrario, solo estaremos creando basura digital.

Esta serie profundizará en cada uno de los temas que hemos abordado, para que puedas cerrar mejores tratos con menos drama. ¿Tienes alguna pregunta o quieres que tratemos un tema? Escríbenos.

PRÓXIMAMENTE: Qué significa realmente la «calidad» en los contratos de demolición

En su próximo artículo de D&Ri, Sarah Fox explora por qué la calidad debe definirse por los resultados del proyecto, no por estándares legales genéricos, y cómo los contratistas de demolición pueden protegerse.

Acerca del autor Con sede en el Reino Unido, Sarah Fox es una experta en contratos con más de 30 años de experiencia en los sectores de la construcción y la ingeniería. Ex abogada, trabaja con clientes tanto del Reino Unido como internacionales y es profesora asociada en la Universidad de Salford. Sarah se especializa en la creación de contratos concisos y fáciles de usar que promueven la claridad y reducen las disputas. También es autora de varios libros sobre derecho de la construcción, incluyendo el innovador título del sector "Contratos de Obras Pequeñas en Solo 500 Palabras".