Bürokratie abbauen: So verhindern Sie, dass Verträge Ihre Gewinnmargen schmälern.

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Weltweit ertrinken Bauunternehmer und Berater in den Bereichen Abbruch und Recycling in Papierkram.

Ob Sie ein Angebot für das Zerkleinern von Beton in Kanada, die Demontage von Stahl in Singapur oder die Bewerbung um ein Projekt in Portugal abgeben – eines ist konstant: Verträge sind komplizierter als nötig.

Weltweit gibt es Hunderte, wenn nicht Tausende von Standard-, Muster- oder Vorlagenverträgen, die im Ingenieurwesen, Abbruch und Recycling verwendet werden.

Sie stammen von Verlagen, Branchenverbänden oder Berufsverbänden sowie von den Unternehmen selbst.

Theoretisch sind das gute Nachrichten. Nehmen wir zum Beispiel Großbritannien – ein Land, das jahrzehntelang eine beeindruckende Sammlung von über 150 Standardformularen aufgebaut hat. Egal, um welche Aufgabe es sich handelt – Abrissbirne oder Roboterarm – es gibt wahrscheinlich einen passenden Auftrag.

Warum Standardbauverträge bei Abrissunternehmen scheitern

Doch in der Praxis? Da sind wir ratlos. Diese Dokumente werden von wohlmeinenden Institutionen oder Online-Marktplätzen wie Wundermittel angepriesen. Und genau wie bei Scharlatanerie gibt es selten handfeste Beweise dafür, dass ein Dokument besser ist als das andere.

Bei vielen Allgemeinen Geschäftsbedingungen wirkt allein schon die Schriftgröße abschreckend. Und selbst wenn man sich durch den Text hindurchzwängt, wird man mit einem Meer aus Fachjargon, einer unübersichtlichen Struktur, endlosen Querverweisen und Anhängen belohnt, die auf weitere Anhänge verweisen. Es gibt weder Diagramme noch Prozessdiagramme und kaum Hilfestellungen.

Und wenn man die Definitionen endlich hinter sich gelassen hat (wie viele Möglichkeiten gibt es, den Begriff „Tag“ zu definieren?), muss man sich durch das Kleingedruckte kämpfen, das einem das Gefühl gibt, darauf ausgelegt zu sein, einen zum Aufgeben zu bringen.

Also tun wir es. Wir drucken den Vertrag aus, unterschreiben ihn, legen ihn ab – und hoffen auf das Beste. Unsere hypothetische Kapitulation besteht darin, ihn in eine Schublade oder einen Ordner zu stecken und zu hoffen, dass wir ihn nie im Zorn benutzen müssen.

Konzipiert für Gerichtssäle, nicht für Baustellen

Das Problem mit all diesen Dokumenten ist einfach: Sie sind darauf ausgelegt, Rechtsstreitigkeiten zu gewinnen, nicht Projektleitern zu helfen. Die meisten Projekte enden nicht in Rechtsstreitigkeiten, dennoch verhalten wir uns so, als ob sie es tun würden.

Wir haben diese Dokumente übermäßig juristisch formuliert, um einem seltenen Risiko entgegenzuwirken, und dabei die alltäglichen Bedürfnisse des Geschäftslebens außer Acht gelassen.

Das ist nicht nur eine Meinung. Die Studie „Purpose of a Contract 2024“ von World Commerce and Contracting ergab, dass lediglich 39 % der Geschäftsleute der Ansicht sind, dass ihre Verträge tatsächlich die Geschäftsergebnisse unterstützen.

Und der Hauptgrund? Sie haben es erraten: Länge und Komplexität.

Warum die Vereinfachung von Verträgen Unternehmen hilft

Im Kern ist das Argument für einfachere Vertragsgestaltung simpel: Anstatt Zeit, Energie und Anwaltskosten mit dem Durchforsten komplexer Dokumente zu verschwenden, investieren wir diese in den Aufbau stärkerer Arbeitsbeziehungen und beheben Probleme, sobald sie auftreten.

Wir verlagern unseren Fokus vom „Juristischen“ zum „Menschlichen“.

Und wenn wir das tun, sehen wir Ergebnisse.

In Fallstudien, die von Organisationen wie World Commerce & Contracting veröffentlicht wurden, berichten Unternehmen, die ihre Verträge vereinfachen, von schnelleren Verhandlungen, geringeren Rechtskosten, weniger Streitigkeiten und insgesamt besseren Ergebnissen.

Kürzere Dokumente, einfachere Bedingungen und klarere Prozesse ermöglichen bessere Preise, reibungslosere Projekte und mehr Vertrauen auf allen Seiten.

Das hat auch positive Nebeneffekte: Projektteams kommunizieren einfacher. Vertragsmanager nutzen die Verträge tatsächlich. Und die gefürchteten Streitigkeiten nach Projektabschluss? Deutlich weniger.

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Die Daten der Branche selbst bestätigen dies. Nehmen wir die Arcadis Global Disputes Surveys – sie weisen Jahr für Jahr auf dieselben Hauptursachen für Konflikte hin: mangelhafte Vertragsverwaltung, Missverständnisse bezüglich Zahlungs- oder Fristansprüchen und schlichtweg das Versäumnis, den Vertrag überhaupt zu lesen oder zu verstehen.

Das sind keine rechtlichen Versäumnisse – es sind Versäumnisse in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit.

Im Abbruch- und Recyclingbereich, wo die Gewinnspannen gering und die Risiken hoch sein können, sind schlechte Vertragspraktiken kostspielig.

„Weiter wie bisher“ reicht nicht aus. Wir unterschätzen die Kosten des Status quo – nicht nur finanziell, sondern auch in Form verpasster Chancen, beschädigter Beziehungen und Projekte, die nie richtig in Gang kommen.

Denn seien wir ehrlich: Die meisten Verträge rufen eine negative emotionale Reaktion hervor… Frustration, Verwirrung, Augenrollen… manchmal sogar blankes Entsetzen.

Aber so muss es nicht sein. Wenn wir Vertrauen im Geschäftsleben aufbauen wollen, brauchen wir andere Vertragsarten – solche, die Vertrauen schaffen, nicht Angst. Wie Alan Siegel es ausdrückte: „Einfachheit ist ein Mittel, um Klarheit, Transparenz und Empathie zu schaffen.“

Einfachere Vertragsgestaltung spart Zeit, senkt Kosten, reduziert Streitigkeiten und führt zu besseren Ergebnissen. Um dies zu erreichen, müssen wir sowohl den Prozess als auch die Inhalte vereinfachen.

Das Problem mit Vertragsvorlagen im Abbruch- und Recyclingbereich

Standardverträge sollten das Leben erleichtern – Verantwortlichkeiten klären, Risiken aufzeigen und Auftragnehmern helfen, ihre Leistungen fair zu kalkulieren. Theoretisch sollten sie sowohl den Inhalt als auch den Prozess vereinfachen.

In Wirklichkeit? Es scheiterte.

Im Laufe der Jahre ist die ursprüngliche Intention unter einem Berg konkurrierender Vorlagen begraben worden. Mittlerweile gibt es eine so große (und sich ständig verändernde) Auswahl an Formularen, dass selbst erfahrene Fachleute Mühe haben, sich an die Standardversion zu erinnern – geschweige denn an die angepasste Version, die ihnen tatsächlich ausgehändigt wird.

Für Abbruch- und Recyclingunternehmen ist das ein echtes Problem. Oftmals können sie sich den Vertrag nicht aussuchen. Sie bekommen die vom Kunden bevorzugte Version – oder schlimmer noch, einen Vertrag, der von irgendeinem undurchsichtigen Zusatzvertrag des Hauptauftragnehmers stammt. Das schränkt ihre Verhandlungsposition stark ein und birgt unbekannte Risiken.

Die zunehmende Abhängigkeit von Absichtserklärungen ist ein weiteres Warnsignal. Diese Schreiben – informelle Vereinbarungen, in denen Arbeiten oder Dienstleistungen angefordert werden, während später ein „ordnungsgemäßer“ Vertrag versprochen wird – deuten darauf hin, dass der Vergabeprozess fehlerhaft ist.

Wie Abbruchunternehmen bessere Vertragsbedingungen aushandeln können

Kein Bauprojekt sollte ohne schriftlichen Vertrag beginnen, der klar festlegt, wer welche Leistungen zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen erbringt. Doch allein in Großbritannien werden jährlich Bauprojekte im Wert von über 30 Milliarden Pfund (40,5 Milliarden US-Dollar) ohne jeglichen Vertrag begonnen.

Was kann man dagegen tun?

1. Fragen Sie frühzeitig im Angebotsverfahren nach den beabsichtigten Vertragsbedingungen.
   
   
2. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit zum Lesen, Preisvergleichen und – falls nötig – Verhandeln.
   
   
3. Setzen Sie sich für klare, präzise und das Projekt tatsächlich widerspiegelnde Vertragsbedingungen ein.
   
   
4. Und vor allem: Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen, einen Vertrag zu unterschreiben, den Sie nicht verstehen, nur um den Auftrag zu bekommen. Das ist kein einfacher Weg – es ist ein riskantes Spiel. Und in diesem Spiel steht Ihr Unternehmen auf dem Spiel.

Verträge sollten Instrumente für Unternehmen sein, keine rechtlichen Fallen.

Wie es im ROI of Contracting 2023 von World Commerce and Contracting heißt: „Vereinfachung ist wichtig, weil Verträge wichtige Informationen und Daten enthalten – dennoch finden rund 90 % der Geschäftsleute sie schwer oder gar nicht verständlich.“

Abrissprojekte mögen technisch komplex sein, doch das rechtfertigt keine rechtliche Komplexität. Komplizierte Verträge setzen nicht nur voraus, dass juristische Begriffe nicht einfach erklärt werden können, sondern auch, dass jeder in der Lieferkette einen Anwalt zur Hand hat, der diese interpretieren kann.

Das ist selten der Fall.

Wesentliche Elemente eines guten Abbruchvertrags

Verträge sind Geschäftsinstrumente. Sie sollten widerspiegeln, wie die Parteien bei diesem Projekt zusammenarbeiten wollen. Das bedeutet, dass Umfang, Ziele und Risiken klar definiert sein müssen – ohne sich in Details zu verlieren.

Im Abrissbereich könnte das Folgendes bedeuten:

• Was bedeutet es wirklich, eine „saubere Website“ zu sein?
• Warnhinweise zu Risiken sowohl über als auch unter der Erde
• Auswirkungen auf die Nachbarn berücksichtigen
• Haftungsbeschränkung
• Klarstellung darüber, wie und wann Sie bezahlt werden
• Flexibilität für Änderungen, Verzögerungen oder vorzeitige Ausstiege einbauen

Aber es geht nicht nur um Risikoverteilung … es geht um Werte. Ihr Vertrag sollte Ihre Geschäftspraktiken widerspiegeln: wofür Sie stehen, wie Erfolg für Sie aussieht und wie jede Partei zu diesem Erfolg beiträgt. Er sollte klar und verständlich sein und sich nicht hinter juristischen Fachbegriffen verstecken. Ein guter Vertrag schafft Vertrauen, nicht Spielraum für Ausflüchte.

Warum KI fehlerhafte Vertragsprozesse nicht reparieren wird

Könnte man KI nutzen, um Verträge zu schreiben? Nun ja, vielleicht. Mit detaillierten Vorgaben könnte sie etwas … Akzeptables liefern. Da sie aber mit traditionellen Verträgen trainiert wurde – also genau mit solchen, die wir verbessern wollen –, erhält man wahrscheinlich nur eine digitale Version derselben Probleme.

Noch wichtiger ist jedoch, dass es bei Verträgen um Beziehungen geht. Solange Ihr Tool Ihr Unternehmen, Ihren Kunden, Ihren Leistungsumfang und die Risiken vor Ort nicht kennt und die Besonderheiten des lokalen Rechts nicht versteht, kann es Ihnen nicht das bieten, was Sie wirklich brauchen.

Ich bin nicht gegen den Einsatz von KI. Aber wir sollten die Reihenfolge beachten: erst vereinfachen, dann optimieren, dann digitalisieren. Andernfalls produzieren wir nur digitalen Müll.

In dieser Reihe gehen wir tiefer auf alle bisher angesprochenen Themen ein, damit Sie bessere Deals mit weniger Drama abschließen können. Haben Sie eine Frage oder ein Thema, das Sie behandelt sehen möchten? Schreiben Sie uns.

In Kürze: Was „Qualität“ bei Abbruchverträgen wirklich bedeutet

In ihrem nächsten Artikel für D&Ri untersucht Sarah Fox, warum Qualität durch Projektergebnisse und nicht durch allgemeine rechtliche Standards definiert werden sollte – und wie sich Abrissunternehmen schützen können.

Über den Autor Sarah Fox ist in Großbritannien ansässig und eine Expertin für Vertragsangelegenheiten mit über 30 Jahren Erfahrung im Bau- und Ingenieurwesen. Als ehemalige Anwältin betreut sie sowohl britische als auch internationale Mandanten und ist Dozentin an der Universität Salford. Sarah ist spezialisiert auf die Erstellung prägnanter, benutzerfreundlicher Verträge, die für Klarheit sorgen und Streitigkeiten reduzieren. Sie ist außerdem Autorin mehrerer Bücher zum Baurecht, darunter das wegweisende Branchenwerk „Small Works Contracts in Just 500 Words“.